凱泰科技RFID智能管理系統檔案管理解決方案

一、系統背景

近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯：

(一)傳統手工檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長

(二)檔案存放次序較易被打亂，查找困難

(三)檔案種類龐雜，查閱耗時長

(四)檔案的盤點操作不科學，大多停留在檔案盒的盤點上

(五)對失效檔案的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負荷和成本。

鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID(無線射頻識別技術)技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。

二、系統概述

CANTECHS檔案庫房管理系統由凱泰科技公司開發，專門為各行業檔案庫房管理工作而設計的管理系統。其硬件外形設計精美，堅固耐用，有很高的實用性;軟件操作直觀、簡潔。大規模集成電路和貼片生產方式確保了產品的可靠品質。檔案庫房管理系統自投放市場以來，以其簡單的使用方法，準確的計算結果，受到了用戶的一致好評，并以其運行的安全性、技術的先進性，受到了專業人員的肯定，更以其方便準確的查詢功能受到了企業領導的贊賞。

使用該系統可以提高檔案庫房管理、查詢、借閱、盤點等工作效率，大大降低了人工成本和時間成本，提高了查閱效率，完善了借閱管理。

檔案管理系統是一套功能強大、操作簡便、實用的自動化管理軟件，包括用戶管理、檔案數據錄入、檔案編號查詢、借閱管理、操作日志查看、報表打印等。

整個系統由手持盤點終端、發卡機、rfid讀卡器、RFID資產標簽及相關軟件組成。系統以計算機為控制中心，高性能的硬件設備為基礎，整個配置具有高安全性、可靠性。通過RFID自動識別射頻技術與傳統的資產標簽進行整合，有效的使用智能化信息產品進行檔案庫房管理。

三、系統流程

1.檔案登記

通過RFID智能檔案管理系統（下文簡稱為“管理系統”）對檔案進行編碼，將紙質檔案信息錄入管理系統，包括文件題名、文件主題、文件摘要、文件種類、文件覆蓋范圍等，以上檔案信息登記完成后，自動生成對應的編碼，打印與之對應的條形碼，粘貼在檔案封皮上，完成該檔案的登記。

可根據客戶需要，將不同類型的檔案在管理系統中設置為不同的儲存區域。

2.檔案上架

用手持數據終端掃描裝盒的多個檔案條碼與對應的檔案盒RFID電子標簽進行綁定，并上傳至管理系統數據庫，完成檔案跟檔案盒的綁定。（也可以用掃描槍掃描檔案的條形碼，用RFID工作臺讀取檔案盒電子標簽信息進行綁定。）

在管理系統中選擇上架任務，并選擇合適的檔案類型，智能檔案柜相應區域自動開架，并伴隨聲光提示，目標列和倉位指示燈亮，語音提示目標位置信息，管理人員將需要上架的檔案盒放在目標倉位上后，倉位RFID天線自動識別檔案盒信息，與倉位進行綁定并上傳至管理系統數據庫，正常上架后，倉位指示燈熄滅，完成上架手續。如有錯誤上架情況，系統自動報警并提示錯誤內容。

3.檔案下架

在管理系統下架任務中，輸入需要下架的檔案編碼或檢索檔案文件名等檔案信息，查找到目標檔案，執行下架任務。

目標檔案所在列自動開架，同時伴隨聲光提示，目標列和倉位指示燈亮，語音提示目標位置信息，管理人員根據提示將需要下架的檔案盒取下，倉位RFID天線自動識別檔案盒缺失，通知管理系統目標檔案盒已下架，倉位指示燈熄滅，管理人員在管理系統確認下架任務，完成下架手續。如有錯誤下架情況，系統自動報警并提示錯誤內容。

4.檔案借閱

在管理系統借閱任務中，輸入需要借閱的檔案編碼或檢索檔案文件名等檔案信息，查找到目標檔案，執行借閱任務。

目標檔案所在列自動開架，同時伴隨聲光提示，目標列、和倉位指示燈亮，語音提示目標位置信息，管理人員根據提示將需要借閱的檔案盒取下，用手持數據終端掃描需要借閱的檔案條形碼，上傳至管理系統數據庫對該檔案進行借閱登記，剩余的檔案留在原檔案盒中，將檔案盒歸位，倉位指示燈熄滅，在管理系統中登記借閱人信息并與借閱檔案進行綁定，完成借閱手續。如有錯誤借閱情況，系統自動報警并提示錯誤內容。如未完成借閱手續前，借閱人攜帶借閱的檔案經過RFID通道門時，通道門會自動報警并協調拍照或錄像。

管理系統設置借閱期限，如超期未歸還，系統進行超期提示。

5.檔案歸還

在管理系統歸還任務中，輸入需要歸還的檔案編碼或掃描檔案條碼，查找到目標倉位置，執行歸還任務。

目標檔案應所在列自動開架，同時伴隨聲光提示，目標列、和倉位指示燈亮，語音提示目標位置信息，管理人員根據提示將目標倉位的檔案盒取下，用手持數據終端掃描歸還的檔案條形碼，上傳至管理系統數據庫對該檔案進行歸還登記，需歸還的檔案放在檔案盒中，將檔案盒歸位，倉位指示燈熄滅，在管理系統中登記歸還人信息并解除之前的綁定，完成歸還手續。如有錯誤歸還情況，系統自動報警并提示錯誤內容。

6.檔案查詢

在管理系統中有多種檔案查詢方式，可通過輸入檔案編碼、檔案名稱、歸檔時間、檔案內容摘要、檔案類別等檔案信息進行查詢。支持模糊查詢。

輸入檔案信息，執行查詢任務，顯示目標檔案信息，執行查詢檔案原件任務，目標檔案所在列自動開架，同時伴隨聲光提示，目標列、和倉位指示燈亮，語音提示目標位置信息，管理人員可根據提示查閱目標檔案內容。

7.檔案盤點

智能檔案柜裝有倉位掃描天線，如需要檔案盤點，只需選擇盤點要求并執行盤點任務。智能檔案柜根據盤點要求自動對指定類型的檔案或指定時期內的檔案或全部檔案進行盤點，同時將盤點結果與數據庫對比。如有檔案錯誤、檔案缺失等現象，系統進行報警提示，相應問題倉位置自動開架，并伴隨聲光提示。管理人員將所有問題糾正后，系統顯示盤點結果并提示盤點無誤。

8.檔案銷毀

在管理系統銷毀任務中，輸入需要銷毀的檔案編碼，查找到目標倉位置，目標檔案所在列自動開架，同時伴隨聲光提示，目標列、和倉位指示燈亮，語音提示目標位置信息，管理人員可根據提示取出需要銷毀的檔案，用手持數據終端掃描需要銷毀的檔案條形碼，上傳至管理系統數據庫對該檔案進行銷毀確認，剩余的檔案留在原檔案盒中，將檔案盒歸位，倉位指示燈熄滅，完成銷毀手續。管理人員將紙質檔案銷毀。如有存取錯誤情況，系統自動報警并提示錯誤內容。

9.防盜報警

智能檔案柜對存儲的檔案施行實時掃描，如未執行相關任務私自進行上下架操作，智能檔案柜進行自動報警提示，及時通知管理人員，有效防止了對檔案的偷盜行為。